Verbeter je standaardmail

Voor-Tekst-logo-hr

De standaard-e-mail is het best bewaarde geheim van je recruitment- en/of hr-afdeling. Gestandaardiseerde berichten die je (potentiële) medewerkers stuurt, omdat je wekelijks allerlei sollicitaties en berichten ontvangt. Dat zijn contactmomenten waar je de start van de candidate experience kan maken of kan breken. Geef sollicitanten een goed gevoel met jouw standaard-e-mails.

De grote rol van standaardberichten

De meest bekende standaardmail is wel die van de afwijzing. Daarnaast zijn er nog andere mails die gestandaardiseerd in je recruitmentsysteem zitten. Denk aan de automatische mailbevestiging aan de sollicitant, een afspraakbevestiging voor een sollicitatiegesprek, de uitnodiging voor een assessment. Verderop in het proces kun je denken aan de mail die je stuurt ter begeleiding van de arbeidsovereenkomst. Ook op het moment dat de sollicitant daadwerkelijk in dienst is gaat de mailstroom door: tot de bevestiging van de aanvraag voor ouderschapsverlof tot de ontslagbrief. Kortom: de rol van standaardberichten in de candidate én employer experience is enorm. En de impact ook!

De gevolgen van een slechte candidate experience

Het gevolg van dit soort standaardmails is niet alleen dat de ontvanger nooit meer bij de organisatie solliciteert of nog een dienst bij je afneemt. 72% van de sollicitanten die een slechte candidate experience ervaren, vertellen dit actief aan anderen. Online en offline. 64% van de sollicitanten is na een slechte candidate experience minder geneigd om goederen of diensten af te nemen bij het bedrijf dat hiervoor zorgde. Je raakt dus naast een sollicitant, een klant en een brand ambassador kwijt! Bijvoorbeeld door een standaardmail zoals deze te sturen:

Geachte meneer de Vries,

Hartelijk dank voor jouw sollicitatie op een van onze functies. Helaas zal ik je moeten afwijzen, andere kandidaten passen beter in het profiel.

Om deze reden zullen wij jou niet uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.

Wij wensen jou veel succes bij het vinden van een passende baan.

Dit is met recht een standaardmail. De persoonlijke noot, creativiteit en positiviteit missen. Bij een slechtnieuwsbericht als die van de afwijzing is dit extra belangrijk.

Het verbeteren van standaardmails is veel makkelijker dan je denkt. Hoe schrijf je een e-mail aan een vriend? Neem de elementen uit die vriendelijke mail in gedachten. Hieronder zie je een voorbeeld voor een positieve mail mét afwijzing, die zorgt dat sollicitanten nog steeds bij je willen solliciteren, kopen en verkopen.

Sorry, andere sollicitanten krijgen de voorkeur (onderwerpregel)

Beste Fin,

Nogmaals dank voor je sollicitatie naar de functie medewerker chocoladefabriek. Ik nodig je niet uit voor een gesprek, omdat andere sollicitanten net meer raakvlakken hadden met de vacature dan jij.

Heb je vragen over je sollicitatie? Neem gerust contact met mij op. Ik ben bereikbaar via 06 – 12 34 56 78, op maandag tot en met vrijdag tussen 13:00 en 16:00 uur. Je kan mij ook mailen via annevermeer@bonbonshop.nl.

Met vriendelijke groet,
Anne Vermeer
Afdeling HR Bonbonshop

5 snelle schrijftips waar je vandaag nog je candidate experience mee kunt verbeteren

  1. Zet de belangrijkste boodschap in je onderwerpregel: Helaas, geen goed nieuws – Bevestiging van jouw ontslag – Let’s meet, afspraakbevestiging.
  2. Vervang ‘we’ door ‘ik’. Dit maakt je mail direct persoonlijker.
  3. Zet je eigen naam onder je mails. Dus niet afdeling recruitment, wel Anne Vermeer. Zet er ook een telefoonnummer bij: jouw telefoonnummer en niet een algemeen nummer.
  4. Bedank jouw sollicitant voor de moeite. Leuke tip: Tony Chocolonely stuurt alle sollicitanten als bedankje een reep chocolade. Dan wil je nog wel een keer bij ze solliciteren, toch?
  5. Vermijd spelfouten. Door spelfouten komt je standaardmail onprofessioneel en slordig over. Precies wat je niet wilt!

Maar dit kost mij toch heel veel tijd?

Dat valt wel mee. 1 keer een mooie standaard mail opstellen, is er lange tijd van profiteren. Investeren in je candidate experience betekent immers beter passende droomkandidaten aantrekken en van sollicitanten klanten en brand ambassadors maken. Win, win, win! Hulp nodig met het opstellen van standaardmails? Onze schrijvers helpen je graag verder.