Een goede interne vacaturetekst bij een reorganisatie.

20 juli 2020

Nicol Tadema

Algemeen directeur

arbeidsmarktcommunicatie


Het schrijven van interne vacatureteksten is al een opgave op zich. Als je tijdens een reorganisatie met gedwongen ontslagen interne vacatureteksten schrijft is dit een nog veel grotere opgave. Als HR-afdeling ben je al zo druk. De organisatie staat op z’n kop. Letterlijk en figuurlijk. Er is een sociaal plan dat vormgegeven moet worden en tussendoor krijg je veel vragen van collega’s. Logisch want bij de medewerkers heerst grote onrust en onzekerheid. Daardoor ligt elke vorm van communicatie onder een vergrootglas. Ook de interne vacaturetekst. Misschien wel júíst de interne vacaturetekst. Want ‘hoezo moet ik op mijn eigen functie solliciteren? Ik doe dit werk al jaren en dús ben ik geschikt.’

Schrijf zoals je spreekt

In tijden van onzekerheid is heldere communicatie cruciaal. Je kunt dan ook nooit duidelijk genoeg zijn bij interne communicatie tijdens een reorganisatie. Dus voordat ik enkele tekstitems uitlicht die ertoe doen bij een interne vacaturetekst, zet ik de spotlight op de belangrijkste schrijfregel. Schrijf zoals je spreekt met de doelgroep.

Doe je oogkleppen af en zet de bril van de (onzekere) doelgroep op. Dat betekent dat je altijd wollig taalgebruik en overbodig jargon uit interne vacatureteksten achterwege laat.  

Beschrijf de functie-inhoud nauwkeurig

Functies gaan inhoudelijk op de schop of verdwijnen zelfs helemaal. De stoelendans is een feit. Functies die medewerkers dachten te kennen en misschien al jaren vervulden, bestaan opeens niet meer.

Beschrijf in de interne vacaturetekst glashelder wat de verantwoordelijkheden zijn in de nieuwe functie. Maak daarbij onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en zorg voor een overzichtelijk geheel.

Bij externe werving is het altijd goed om de impact van een functie te benoemen. Voor mij is impact het antwoord op de vraag: ‘wat gaat er mis als deze persoon morgen niet op het werk komt?’ In interne vacatureteksten weegt het verwoorden van die impact misschien nog wel zwaarder. De onzekerheid bij medewerkers is immers groot en dan is het extra fijn als zij het gevoel hebben dat zij er wel degelijk toe te doen.

Stel duidelijke functie-eisen

Dat er mensen worden afgewezen die intern solliciteren, is onoverkomelijk. Zeker bij een reorganisatie waarbij gedwongen ontslagen vallen. Duidelijkheid omtrent de vereisten vereenvoudigt én verzacht het afwijzen van niet passende, boventallige kandidaten. Hoe dat werkt?

Doordat je bij een eventuele afwijzing kunt verwijzen naar de vacaturetekst neemt de kans op discussie af. Daarnaast wist de kandidaat bij interne sollicitatie al dat de vereisten niet geheel aansloten waardoor de verrassing minder groot is. Dat is fijn omdat een afwijzing na een sollicitatie op een eigen functie tijdens een bedrijfsreorganisatie vaak extra pijnlijk is.

Besteed daarom voldoende aandacht aan het vormgeven van de eisen. Zo wordt het voor jou bovendien makkelijker om de selectie te doen. Waar bij externe werving waslijsten aan functievereisten worden afgeraden, kun je bij interne werving het zo specifiek maken als nodig is.

Communiceer transparant over de arbeidsvoorwaarden

Een interne sollicitatie bij een reorganisatie heeft soms gevolgen voor de (secundaire) arbeidsvoorwaarden van een functie. Om de verwachtingen goed te managen naar medewerkers: benoem ook de arbeidsvoorwaarden in een interne vacaturetekst. Zijn er bijzondere arbeidsvoorwaardelijke regelingen voor medewerkers bij de reorganisatie? Ook deze verdienen een plek in de interne vacaturetekst. Zo word je tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek niet in verlegenheid gebracht.

Omschrijf de sollicitatieprocedure

Zoals gezegd, is het belangrijk om tijdens een reorganisatie concreet te communiceren. Dat geldt ook voor de procedureomschrijving. Zittende medewerkers die wellicht al jaren bij de organisaties werken, hebben vaak geen beeld bij hoe een sollicitatieproces verloopt. Al helemaal niet als het een intern sollicitatie betreft. Mijn ervaring leert dat tijdswinst wordt geboekt als je vragen van mensen in een tekst beantwoordt. Dat scheelt een wachtrij aan je bureau.

Zet om te beginnen een duidelijke sluitingsdatum in de tekst. Vermeld vervolgens in je interne vacaturetekst ook hoe het verloop van de werving er uit gaat zien. Wie zijn de gesprekspartners? Wanneer mag je eventueel op gesprek komen? En maakt een assessment onderdeel uit van de procedure?

De interne vacaturetekst is trouwens niet de enige plek om hierover te communiceren: zorg over de hele linie voor juiste communicatie over de procedure, zoals op intranet.

Voor de duidelijkheid

Samenvattend kan ik de essentie van dit artikel samenvatten in slechts 2 woorden: wees duidelijk. Dat betekent dus dat je aandacht besteedt aan het (laten) schrijven van de interne vacatureteksten. En dat je elke tekst bekijkt vanuit de ogen van de doelgroep en vanuit de nieuwe situatie ná de reorganisatie. Ondanks dat dat op het eerste gezicht tijd (of geld) lijkt te kosten, levert het juist veel op. Maak dus werk van de interne vacaturetekst.