Communiceer tijdens de coronacrisis.

25 augustus 2020

Nicol Tadema

Algemeen directeur

arbeidsmarktcommunicatie


De coronacrisis raakt iedereen en dat vraagt om glasheldere communicatie. Op de HR-afdeling heb je inmiddels een draai weten te vinden met vragen als: mag ik mijn verlof intrekken nu mijn vakantie is geannuleerd? Toch is er nog steeds onzekerheid over de impact die de coronacrisis heeft voor het bedrijf. Medewerkers zitten met vragen over het behouden van hun baan, en dus ook met emotie en angst.

De vragen die medewerkers stellen, zijn begrijpelijke vragen. De coronacrisis brengt ontzettend veel onrust en onzekerheid met zich mee voor medewerkers. Juist in tijden van crisis is het essentieel om transparant en met zorg te communiceren. En wanneer de vraagtekens het grootst zijn, is arbeidsmarktcommunicatie een belangrijk middel.

Dus in het kader van communicatie, communiceer ik hierbij enkele handvatten. Met deze tips vind je de juiste woorden in deze crisistijd als HR-professional.

Communiceer eerlijk en transparant

Medewerkers maken zich zorgen om de gezondheid, hun baan en het voortbestaan van het bedrijf. Het is dan ook essentieel om transparant te communiceren, juist ook als een werktijdverkorting, een contractbeëindiging, een reorganisatie of faillissement het gevolg is van deze crisis. Zo laat je de werknemers zien dat je dit professioneel aanpakt en er alles aan doet om een organisatiecrisis te beperken. Je laat zien dat HR een betrokken en betrouwbare gesprekspartner voor hen is én blijft.

Communiceer consequent

In de media schiet de communicatie alle kanten op. Doemscenario’s wisselen zich af met hoopvolle berichten die niet altijd zijn gebaseerd op de feiten. Houd je daarom vast aan 1 bron, en dan adviseer ik sterk de berichtgeving van het RIVM te volgen, eventueel aangevuld met informatie van bijvoorbeeld een branchevereniging. Omdat er in een crisissituatie altijd nieuwe ontwikkelingen zijn, is het belangrijk dat je je berichtgeving up-to-date houdt.

Communiceer persoonlijk, ook op afstand

Schrijf altijd menselijk, persoonlijk en met begrip. Ook bij e-mails, memo’s en nieuwsbrieven die bedoeld zijn voor meerdere collega’s. Houd (meer dan anderhalve meter) afstand van vage en ambtelijke termen en/of wollig taalgebruik.

Maar als het even kan, kies dan voor persoonlijke communicatie. Nu een face to face-gesprek niet (altijd) mogelijk is, pak de telefoon of liever nog: gebruik beeldbellen. Zo zie je hoe de boodschap overkomt bij de ontvanger en kan je hier direct op anticiperen.

Stel een Q/A op

Met een Q/A voorkom je veel ‘vraagverkeer’ naar de HR-afdeling in deze crisistijd. Een Q/A geeft medewerkers eerder antwoord op veelvoorkomende vragen en het verlaagt de enorme druk die nu heerst op jouw HR-afdeling. Zo’n Q/A met de belangrijkste vragen en antwoorden plaats je bijvoorbeeld op intranet op de website of breng je onder de aandacht via een mail.

Bundel de krachten

Samenwerken is het sleutelwoord bij dit soort situaties, ook als het gaat om interne communicatie. Stem goed af met de communicatieafdeling hoe en welke boodschap je overbrengt als er bijvoorbeeld nieuwe maatregelen of andere ontwikkelingen te melden zijn. Bespreek welke kanalen je in wilt zetten als het gaat om arbeidsmarktcommunicatie en let erop dat hierin het ‘waarom’ en ‘hoe’ duidelijk worden.

Bereid de interne communicatie voor

Is een reorganisatie door de coronacrisis echt onvermijdelijk? Besteed dan extra aandacht aan de interne communicatie bij een reorganisatie. Door hier zorgvuldig mee om te gaan, verloopt de reorganisatie soepeler en kan iedereen naderhand weer snel en gemotiveerd aan het werk. Het is verstandig om een aantal documenten al klaar te hebben liggen voordat de eerste formele stappen gezet worden. Denk aan een:

  • uitnodiging voor de informatiebijeenkomst en/of individuele gesprekken.
  • planning van de gesprekken.
  • vaststellingsovereenkomst.
  • bevestigingsbrief.
  • regeling waarin de gevolgen van verhuizing, extra reistijd of het accepteren van een andere functie staan.
  • aanbieding voor een andere functie waar ook de bijbehorende arbeidsvoorwaarden duidelijk beschreven staan.
  • gesprekshandleiding voor de leidinggevenden.

Sla de juiste (en passende) toon aan

Formuleer een heldere boodschap die is afgestemd op de ontvanger. Het is ontzettend belangrijk om te zorgen voor teksten met de juiste tone of voice in je arbeidsmarktcommunicatie. Jouw tone of voice is bepalend in hoe een boodschap overkomt op de lezer. Belangrijk in crisissituaties als deze is dat HR kiest voor arbeidsmarktcommunicatie waarbij de tone of voice vertrouwen en betrokkenheid uitstraalt. Een positieve schrijfstijl zorgt voor dat vertrouwen, het persoonlijke aspect met begrip voor de ontvanger borgt de betrokkenheid.