Een afwijzingsmail met een positief effect.

31 januari 2019

Iris Beumer

Adviseur arbeidsmarktcommunicatie & marketeer

arbeidsmarktcommunicatie


Een van de meest voorkomende standaardmails die aan sollicitanten wordt gestuurd, is de afwijzingsmail. Een standaardmail dus, maar wel een mail waarvan je wilt dat deze zo persoonlijk mogelijk overkomt. Ik zie de grimas op je gezicht en kan je gedachten lezen: Denk je dat ik tijd heb om die grote aantallen afwijzingsmails allemaal apart te gaan schrijven? Nee, die illusie heb ik niet. Als recruiter, P&O’er of HRM’er heb je immers ook 101 andere taken naast het afwijzen van niet-passende sollicitanten. Maar geloof me, ook een standaard afwijzingsmail kun je persoonlijk schrijven. Hoe? Simpel. Volg dit stappenplan:

Stap 1. Onderwerpregel

Wind er geen doekjes om. Slecht nieuws blijft slecht nieuws, dus je kan het beste direct met de deur in huis vallen. Het begint al bij de onderwerpregel. Bijvoorbeeld:

‘Jammer, een afwijzing op jouw sollicitatie.’

‘Slecht nieuws brengen doe ik niet graag. Helaas ben je niet door de eerste selectieronde.’

‘Liever had ik je leuk nieuws gebracht, maar ik heb helaas geen vacature(s) voor je.’

Stap 2. De inhoudelijke afwijzingsmail

De onderwerpregel verklapt direct een belangrijke tip voor het schrijven van de e-mail: schrijf vanuit de ik-vorm. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb je sollicitatie bekeken.’ Dit komt veel persoonlijker over dan ‘We hebben je cv grondig bekeken, maar…’

Pas hier ook op met clichés als ‘We houden je cv in onze portefeuille.’, als je het cv daadwerkelijk opslaat in je database op een manier dat je ’m ook kunt terugvinden. Zorg dat je het anders verwoordt en zo de illusie wekt dat het geen standaardafwijzing is, bijvoorbeeld: ‘Toch heb je niet voor niets gesolliciteerd. Ik bewaar je cv voor het komende jaar. Uiteraard alleen met jouw toestemming, zodat ik contact met je kan opnemen zodra er een passende vacature beschikbaar is.’

Let hier op de tone of voice! Gebruik niet opeens ‘u’ als die aanspreekvorm verder nergens voorkomt bij jouw arbeidsmarktcommunicatie. Schrijf je in vacatureteksten of op jouw website continu ‘je/jij/ jou’? Doe dat hier dan ook.

Stap 3. De afsluiting

Eindig met een positieve noot. Wie weet is deze afgewezen sollicitant in de toekomst juist wél perfect voor de vacature. Dan kan je denken aan een afsluiting als ‘Laat de moed niet in je schoenen zinken. Jouw droombaan ligt vast binnen handbereik. Ik wens je veel succes met de zoektocht.’

Zo werkt het

Bij Finders Arbeidsmarktcommunicatie snappen ze hoe het werkt. Door onder andere de topposities die zij bemachtigen in zoekmachines als Google en Indeed, ontvangen ze veel sollicitaties op de vacatures waarvoor ze recruitment support verzorgen. Bij veel sollicitaties is een scherpe selectie nodig, wat betekent dat er een groot aantal afwijzingen wordt verstuurd. Om efficiency te waarborgen wordt aan elke persoonlijke standaard afwijzingsmail slechts 1 zin toegevoegd die specifiek ingaat op de reden van de afwijzing (om het nóg persoonlijker te maken). Hiermee valt Finders dus zeker niet onder het gros (30%) dat simpelweg zegt dat je niet geschikt bent. Een persoonlijke standaard afwijzingsmail levert dit soort reacties op:

Aan de reacties in de mailbox van Finders is duidelijk te zien dat een persoonlijk bericht inspeelt op de emoties van de sollicitant. De afwijzing overtreft de verwachtingen en zelfs als brenger van het slechte nieuws laat je een positieve indruk achter. Kortom: de persoonlijke standaardmail is een slimme en efficiënte manier om tijd te besparen en bovendien punten te verdienen voor die felbegeerde 9+ positie als werkgever (of intermediair). Dus… ga jij voor de ultieme candidate journey? Dan ga je voor een win-winsituatie met een tevreden sollicitant en een goed imago.