Versterk jouw arbeidsmarktcommunicatie met sterke e-mails: 5 tips.

04 november 2019

Jannika Hagen

Trainer arbeidsmarktcommunicatie

arbeidsmarktcommunicatie


‘Een dag niet gemaild, is een dag niet geleefd’ lijkt een toepasselijke spreuk voor recruiters. Contact met kandidaten, vacaturehouders en (interne) klanten verloopt niet zelden via e-mail. Bij millennials heeft mailen zelfs de voorkeur als het gaat om de manier van communiceren, zelfs boven persoonlijk contact. Een sterk communicatiemiddel dus. Mits je het op de juiste manier aanpakt en e-mails zó schrijft dat het een waardevolle toevoeging wordt in jouw arbeidsmarktcommunicatie. Hoe? Met deze 5 tips kom je al een heel eind.

1. Kies een tone of voice per ontvanger

Praat jij altijd eerst gezellig over koetjes en kalfjes of kom je meteen to the point? Waarschijnlijk heb jij een voorkeur wat communiceren betreft, net als jouw (online) gesprekspartner. Houd er rekening mee dat dit bij mailen net zo is. Kies daarom per ontvanger jouw tone of voice. Kan je bij die ene kandidaat beginnen met ‘Haa Mike’ of past een formeler ‘Beste Mike’ beter? Een fijne tool om te bepalen wat past bij jouw gesprekspartner is Crystal Knows. Op basis van online gedrag geeft deze (betaalbare) tool communicatievoorkeuren. Je zet het in via LinkedIn en komt zo te weten op welke manier je een kandidaat of vacaturehouder het beste kunt benaderen.

2. Kies een duidelijke en onderscheidende onderwerpregel

Goed nieuws: je bent niet de enige met een ontplofte mailbox. Met e-mail als een van de populairste communicatiemiddelen, heeft jouw gesprekspartner waarschijnlijk ook een overvolle mailbox. Wees daarom meteen duidelijk waarom je mailt. What’s in it for me, dat is belangrijk voor de ontvanger. Om nog meer de aandacht te trekken gebruik je de voornaam in de onderwerpregel. ‘Vera, ik heb jouw droomkandidaat gevonden’ is een stuk aantrekkelijker voor de vacaturehouder dan ‘Kandidaat HR-vacature’.

3. Gebruik sjablonen

Het schrijven van goede teksten voor jouw e-mails kan tijdrovend zijn. Investeer daarom op tijd in het schrijven van e-mailsjablonen. Een ontvangstbevestiging, sollicitatiebevestiging of bijvoorbeeld een voorstelmail aan opdrachtgevers kan je al van tevoren opstellen. Je hebt dan een kwalitatief goede basis, waarbij je al na hebt kunnen denken over een juiste tone of voice die past bij jouw employer brand en personal brand. Je hoeft deze dan alleen nog maar specifiek te maken voor de persoon voor wie je de e-mail schrijft. Zo voorkom je dat je gehaast e-mails verstuurt die niet aansluiten op jouw employer brand of personal brand. En het scheelt je een hoop tijd. En da’s natuurlijk altijd fijn.

4. Wees persoonlijk

Niets zo vervelend als onpersoonlijke communicatie, toch? Zorg er daarom altijd voor dat jouw standaard e-mails aangepast zijn op de ontvanger. Zeg bijvoorbeeld geen ‘beste sollicitant’, maar benoem de naam. Laat in de template altijd ruimte om persoonlijke informatie toe te voegen. Kandidaten hebben het echt door als ze een algemene e-mail ontvangen. Benader je bijvoorbeeld een kandidaat en zeg je dat zijn of haar profiel jou aanspreekt, benoem dan altijd waarom je dat vindt. Zo blijf je persoonlijk in jouw communicatie.

5. Vraag om actie

Leuk zo’n e-mail, maar wat verwacht je eigenlijk van de ontvanger? Activeer hem of haar door specifiek om actie vragen. Dit kan je vetgedrukt maken of arceren. Nog beter is het om een deadline mee te geven. Dit zorgt voor meer urgentie, waardoor je sneller antwoord kunt verwachten. Bijvoorbeeld: ‘Deze kandidaat heeft meerdere aanbiedingen lopen, dus ik hoor graag vóór morgenmiddag of je haar wilt uitnodigen.’ Of: ‘De sluitingsdatum van deze vacature is morgen. Wil je mij daarom vandaag nog laten weten of we een afspraak kunnen plannen?’

Zo. Dit waren de 5 tips waarmee je meteen goede recruitmentmails kunt gaan schrijven. Oké, ‘een dag niet gemaild, is een dag niet geleefd’ is misschien wat overdreven. Maar goede recruitmentmails maken het leven wél een stukje gemakkelijker. En jouw arbeidsmarktcommunicatie een stukje sterker. Good luck!